Eventos online para empresas: cómo organizarlos
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Actualizado el 18 de octubre de 2026
Los eventos online para empresas son reuniones, celebraciones o jornadas que se hacen a distancia, con la gente conectada desde casa o desde varias sedes, y que se organizan para algo más que escuchar: presentar resultados, dar la bienvenida a nuevas incorporaciones, cerrar un año o reunir a un equipo que nunca coincide. Salen bien cuando se preparan como un evento y no como una videollamada larga.
Organizarlo bien pasa por seis decisiones: qué objetivo fijar, qué plataforma usar, cómo cerrar la agenda, cómo conseguir que la gente participe, qué puede fallar en la técnica y qué medir después. Si lo que buscas es una lista de juegos y actividades, está en actividades online en grupo.
Lo primero es el objetivo, porque un evento online no admite varios a la vez. Presentar los resultados del año no pide el mismo formato que dar la bienvenida a veinte personas nuevas o celebrar el cierre de un proyecto. Escribe en una frase qué quieres que la gente piense al desconectar, y descarta todo lo que no sirva para eso.
Después mira quién se conecta. No es lo mismo un equipo de cuarenta personas que se ve cada semana que una plantilla repartida en cinco países con tres husos horarios. El número y la dispersión deciden la duración, la hora y si hace falta más de un pase.
Mira también desde dónde se conectan. Si parte del equipo está en fábrica o en tienda, quizá solo tenga el móvil, y eso cambia la plataforma.
Para hablar basta, en general, con una videollamada. Teams, Zoom o la herramienta que ya use la empresa sirven para la parte de presentaciones, y la gente ya sabe manejarlas. Lo que no hacen bien es el juego, porque las salas se abren y cierran a mano y nadie ve un marcador común. Cómo aprovechar esas herramientas lo explicamos en team building en Teams o Zoom.
Para jugar, lo cómodo es un juego que se abra en el navegador del ordenador, la tableta o el móvil, sin descargar nada, mientras la videollamada sigue abierta en segundo plano. Así el equipo se ve y se oye en una pestaña y juega en otra.
Para moverse, existen los espacios virtuales en 3D: entornos por los que cada persona se desplaza con un avatar, se acerca a un grupo y habla con quien tiene al lado, como en el pasillo de un evento presencial. Se recorren desde el navegador y sin gafas, así que nadie necesita más equipo que su ordenador. Los nuestros los describimos en espacios virtuales para empresas; encajan cuando el evento dura varias horas y quieres que la gente se encuentre sin que nadie la asigne a una sala.
En los eventos online para empresas la atención cae antes que en una sala. Un evento de más de dos horas seguidas se vacía por el camino, y a partir de los veinte minutos de una misma persona hablando, la gente abre el correo. Corta en bloques cortos, mete una pausa real cada hora y alterna escuchar con hacer.
| Bloque | Duración orientativa | Qué pasa |
|---|---|---|
| Entrada | 10 minutos | La gente llega, prueba el audio y charla; música y una pregunta en pantalla |
| Mensaje de dirección | 15-20 minutos | Una sola persona, pocas diapositivas y preguntas desde el chat al final |
| Actividad por equipos | Entre una hora y hora y media | Juego en el navegador con game master; cada equipo en su sala |
| Vuelta y resultado | 10 minutos | Marcador, premio y dos preguntas a los ganadores |
| Cierre | 5 minutos | Un mensaje corto y la hora a la que se cierra la sala |
Si el evento es una celebración, invierte el orden: el juego primero y el mensaje al final, cuando la gente ya está animada. Para una bienvenida de nuevas incorporaciones, reserva tiempo para que se presenten en grupos pequeños antes del juego.
La participación se diseña, porque no llega sola. Lo que mejor funciona es trabajar en equipos de cuatro a seis personas durante la actividad, porque en un grupo pequeño nadie puede desaparecer y todos hablan. En la sesión general, en cambio, la mitad apaga la cámara a los diez minutos.
Pide cámaras encendidas por acuerdo, no por orden, y explica por qué: un equipo que se ve juega mejor. Pon a alguien a dinamizar que no sea quien presenta, para que lea el chat, dé la palabra, meta prisa cuando decae y frene a quien acapara. En nuestras partidas esa persona es el game master de Kleverplay.
Y evita la ronda en la que cada uno se presenta ante doscientas personas. Es larga y nadie la recuerda, mientras que en grupos pequeños la misma ronda dura tres minutos y sirve.
Casi todos los sustos técnicos se evitan con una prueba dos días antes, con tres o cuatro personas reales, desde sus casas y con sus equipos. Comprueba que el enlace abre, que el audio funciona con auriculares y sin ellos, y que el juego carga en el móvil de quien no tiene ordenador.
El día del evento, ten un segundo enlace preparado por si la sala principal falla, y una persona de soporte distinta de quien presenta, con un canal para avisar de problemas, sea un chat aparte o un teléfono. Quien presenta no puede atender a la vez a doscientas personas y a quien no oye.
Conviene también mandar la convocatoria con el enlace dos veces, el día anterior y una hora antes, y pedir que la gente entre diez minutos antes para probar. Si vas a grabar, dilo al principio.
Un sustituto para todo, incluso para quien presenta: si su conexión cae, que el dinamizador siga con el guion.
Con equipos en España y en América no hay una hora buena para todos. Las opciones son dos pases del mismo evento, con el mismo juego y la misma partida en cada franja, o un pase en directo grabado y una actividad por equipos repetida en cada huso con su propio game master, si lo necesitas. Lo que no funciona es obligar a la mitad a conectarse a las siete de la mañana y esperar que participe.
Si el evento mezcla a gente en una sala y a gente en casa, mete a unos y otros en los mismos equipos, con un marcador común; si no, los remotos se sienten público del evento de los demás. Para una convención o una cena con parte de la plantilla a distancia, en gamificación para eventos internos comparamos los formatos presencial, híbrido y online.
Tres datos bastan: cuántos entraron frente a cuántos estaban convocados, cuántos aguantaron hasta el final y qué dijeron en una encuesta corta a la mañana siguiente. Si hubo juego, añade la participación por equipo y las preguntas con más fallos: ahí está lo que se explicó peor.
Anota esos números: con dos ediciones comparadas sabrás si repetir el formato o cambiarlo.
En Kleverplay montamos la parte de actividad: misterios, búsquedas del tesoro, concursos con presentador y espacios virtuales en 3D, todo desde el navegador y sin descargar nada. Además, casi siempre hay una persona de Kleverplay que dinamiza la partida como game master. Han jugado con nosotros más de 80 empresas, 350 equipos y 5.600 trabajadores, en grupos de 5 a 5.000 participantes. Los formatos pensados para plantillas distribuidas están en la página de eventos virtuales para equipos remotos.
Cuando el evento es una celebración de fin de año, lo combinamos con los juegos online de Navidad para empresas; si lo que necesitas es organizar un team building completo, la guía de team building online paso a paso va más al detalle.
El vídeo Eventos en el Metaverso, de 39 segundos, muestra un evento en uno de nuestros espacios virtuales.
Entre una hora y media y dos horas y media, en bloques cortos y con una pausa real. Las partidas en directo duran entre una hora y hora y media.
La videollamada que ya use tu empresa para la parte de hablar y un juego en el navegador para la actividad. Para eventos largos, un espacio virtual en 3D permite que la gente se mueva y se encuentre.
No. Nuestros juegos y espacios virtuales se abren desde el navegador del ordenador, la tableta o el móvil, sin instalar nada.
Nuestras experiencias están pensadas para grupos de 5 a 5.000 participantes. Con grupos grandes, la actividad se organiza por equipos y la videollamada por salas, para que nadie se pierda.
Casi siempre una persona de Kleverplay hace de game master. Algunos juegos se pueden jugar cuando quiera cada participante, sin game master y con nuestro sistema de soporte.
Depende del número de personas, de la actividad elegida y de si hace falta personalizarla o hacer más de un pase. No publicamos tarifas: preparamos una cotización sin compromiso.
Cuéntanos qué quieres que pase, cuántas personas sois y desde dónde se conectan. Luego te proponemos la agenda, la actividad y el plan técnico para ese día.
Pide una cotización para tu próximo evento online.
